会议策划必须是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术，为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案以达到最终的会议效果，好的会议策划，一定是对具体的执行方案有深入的思考，具有可行性；一定是在某些方面有突破，有新意、有创意才行。会场家的会议策划主要包括如下几点：
预约会议场地
工作人员将根据会议的级别及对周边环境的要求，选择合适的会议场地，并根据实际情况提前预约场地；
布置会议场地
根据会议的具体情况，设计安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；另外根据会议需要，列出会议所需要的所有设备，并进行提前安装调试，确保会议的顺利进行；
接送参会者
工作人员将根据参会者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；专车需要提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店；
参会者的餐饮
根据参会人员的喜好，以及会场或下榻酒店的地理位置，为参会者预定安排各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；
参会者业余时间的安排
根据参会人员的喜好或要求，介绍下榻酒店附近的娱乐设施，提供不同的休闲方式、旅游线路；
设计制作印刷材料
根据会议的具体需求，提前进行会议材料的设计、印刷。
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