关于活动策划的总结与反思

一、对活动策划的认识

1.找到活动的根本目的

活动本身是一种社会行为,无论是商业的或者是非商业的。

以商业活动为例,我喜欢把活动的目的分为两部分:经济效益与社会效益

而且经济效益要放在前边(BGM:道义放两旁,利字摆中间)。

天下熙熙,皆为利来;天下攘攘,皆为利往。

经济效益(挣多少钱);

社会效益(弘扬正能量、推动行业发展、促进产学研合作、扩展社会资源等等)


2.了解活动的形式

研讨会:以某个话题为主题,通过研究讨论得出结论、或者建议。或者没有结论个抒几见得出会议纪要。

论坛:论坛的形式比较宽泛,可以通过研讨、报告、展览展示等形式的综合性活动。

评比、竞赛:通过制定评选规则、参与规则、奖项评比奖励的活动。

开幕式:大型活动的介绍与宣传形式。

发布会:通过统一组织新闻媒介将信息发布出去的活动。

酒会:以品酒为噱头的社交、结识人脉的活动。

培训:通过专业知识的培训组织的互动。

··· 等等


3.了解参与活动的人群

根据活动目的,确定参与活动的人群。

组织方:

指导单位:一般为主办单位的上级单位,或者对此项工作有指导意义,给予帮助的上级单位。

主办单位:活动发起单位,可以联合主办

协办单位:对本次活动给予了人员、资金、资源的单位。

承办单位:具体执行的单位,如主办单位的下级单位、会议服务公司 等

支持单位:对此项工作给予了一定支持的单位

参与方

赞助商:给予活动资金、场地、资源的企业或者个人

普通参会代表:以学习、交流为目的的企业或者个人

第三方:如媒体、研究机构等单位或个人

专业观众:赞助商的目标观众

通过了解各方面人群的需求和诉求,搭建活动平台。


二、活动的经济来源

1.启动资金

启动资金需要自筹:企业运营资金、投资、上级拨付等

2.活动收入

赞助商赞助、参会人员参会费收入


三、活动预算

1.活动收入

赞助商赞助、参会人员参会费收入

2.活动支出

场地费、人工费、物料费、宣传费、嘉宾费、交通费、餐费、会务公司服务费、招商分成、税费等

3.利润

收入-支出=利润,根据想要 达到的利润额调配收入与支出,再根据参会人员的层次确定支出金额。


四、活动策划

1.活动亮点

活动吸引人的点在哪里?为什么别人回来参加这个活动?参加的理由是什么?

2.组织机构搭建

通过对整个活动主题的把握,确定组织机构,可进行邀请。

3.活动形式主题确定

通过对热点、政治、文化等客观环境与自身资源的结合确定活动的主题

4.活动形式

确定活动以何种形式召开

5.场地选择

活动地点:一般可在酒店、体育场馆、展览馆、学校教师、公共设施等地方举行。

会议场地的摆放形式有:课桌式、回型、鱼骨型、U型、剧院式等等,根据活动人数与形式确定桌型。

用餐:自助与桌餐居多。需要考虑用餐地方大小。

其他服务:茶歇、机场大巴、水牌、桌牌制作


五、活动记录

1.速记

专业性的活动(比如导弹量子通讯定位导航系统...瞎说的)最好找专业的人士与速记配合共同处理。

2.拍照

拍照的几个点一定把握好:主持人靓照、签到处靓照、发言人特写靓照、前排领导集体靓照、重要领导单独靓照、领导鼓掌、欢声笑语、现场热烈互动等等,最好把需要的镜头写下来交给摄影师。

3.摄像

会场摄像最好使用双机位,一个固定机位对准发言席,一个移动机位、抓拍跟拍等。


六、活动内容搭建

1.确定活动天数

可以确定一个会期长短来确定内容,也可根据内容安排来调整会期。

2.确定活动内容

活动内容按照活动主题进行确定大概的方向,与活动嘉宾、组委会内部讨论确定。


七、现场执行方案制定

工作分工需要明确,确定每个人的工作职责,并附上参与此次活动人员的联系方式。

项目经理、场控、灯光音箱、场地协调、嘉宾服务都需要安排专门人员负责。


八、媒体宣传

1.时间节点

媒体宣传分会前、会中、会后三个部分,相对于其它工作更加具有时间逻辑性。

2.宣传方式

常用的宣传形式有:

2.1网络宣传

网络宣传是目前活动宣传最常用的宣传方式之一,分为传统网络宣传和新媒体宣传。

2.1.1传统网络宣传

  • 一般按照性质分类是:门户类网站、行业网站、新闻网站、博客、论坛、官网等形式进行宣传。

  • 按照站点形式分类:大众网站、专业类网站、地方网站、官网网站

  • 按照等级分类:A\B\C\D级,其中,央媒等重要媒体为A类,大型门户类为B类,大型门户类频道为C类、地方小站为D类。(没有固定标准。仅个人总结,具体需要参照行业内媒体等级分类方法)

  • 按照新闻分类:新闻源、非新闻源

发稿一般通过:

①自建媒体渠道;

②公关媒体渠道;

③官方机构渠道(官网、地方政府的市委、省委宣传部等)

媒体合作方式:

①资源互换(一般专业类网站、小中型媒体平台);

②Money来换(央媒等);

③事件来换(比较难搞,事情需要够好,媒体有立项意义)

2.1.2新媒体

首先认知新媒体,都是相对而言的,“新”也只是相对传统媒体来讲。

比如,相对于王婆卖瓜式的叫卖,出现了宣传单,宣传单就是新媒体;

后来出现了广播,广播就是新媒体;

再后来出现了电视;然后是网站;到现在的自媒体平台、短视频平台等等。

在形式、载体、技术上体现出了“新”,所以称之为自媒体。

  • 新媒体特点

短、平、快、新

短:内容架构短,比较容易创作

平:价格适中、效果普通、表现平常

快:见效快、收益快

新:技术新颖、形式新颖、载体新颖(如:H5等)

2.2户外宣传

户外宣传包括:

  • 道路广告(机场高铁高速立柱广告、旗杆广告、路灯广告等)

  • 公交广告(地铁、出租车、公交车:车体广告、公交广播、拉手、车座、LED播放、公交站点广告)

  • 楼宇广告(楼体LED、楼体喷绘、大屏幕等)

  • 展馆氛围广告(包柱广告、挂旗、注水旗杆、造型门、喷绘、拱门、空飘等)

  • 其它(花卉造型、飞艇等)

2.3活动宣传

  • 新闻发布会

组织媒体记者到现场进行报道,对主办单位采访,重要嘉宾提问采访,达到宣传目的。

  • 推介会、路演

到各地举办推介会,前期组织媒体、组织机构相关单位到各宣传重点城市进行推介,可借助其它展会等大型活动。

2.4纸媒

报刊、杂志、学术期刊、DM单

2.5其它电子营销

EDM、短信营销

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