如何策划一场稳中带皮的线下活动?

举办过活动的人都知道,做一场活动,从准备到执行,一定要脱层皮。如果运气不好再遇上各种突发状况,那就真的要慌了。

那么如何办一场看似慌中带急

实则稳中还带点皮的活动呢?

一、活动筹备阶段

活动筹备阶段主要是活动方案的策划,一个准备充分、全面周到的活动方案是一场高效活动的开端,也是最重要的一部分。

活动策划方案必须的包含的有以下几点

活动主题

如何确定一个能吸引大众眼球的活动主题非常关键,你希望活动从哪个方面来吸引大家参与,就尽可能把这方面在内容,形式上作出创新的吸引点。

比如你办一场茶话会,就别只是喝喝茶,聊聊天。你可以请专业插花师,一场插花表演能给活动加很多分。

创新的方法最重要的一点就是要跳出现有的主题,尝试一些与当前主题不一样,但是把它融入进来其实会相当惊艳的东西。不同的东西相碰撞才会产生令人想象不到的体验,这就是为什么这几年跨界合作这么火的原因。 

活动时间、地点、参加人员:

这跟我们写议论文一样,时间地点人物三要素要先提前想好,其中包括定下时间、经济预算、选择场地、预估人数、安排工作人员、请主持人与嘉宾等。

时间上注意要确定整个活动的进行时间,2小时?3小时?当然活动一般会延时,要考虑周到。最好要有一张活动时间表,工作人员人手一张,这样到时候就不会慌乱不知所措。

类似于下面的这种表格:


临近活动开始的倒数3小时,最好也制作一份活动倒计时分工表,这样就更明确各自的任务了。


经济预算:免费资源一定要用上,比如免费的小礼品、场地、食物等,另外收费的活动要先想好收费方式,现场收费还是提前付款,是否开具发票等等与财务相关问题。 

场地的选择:其实可以实现共赢,活动可以给场地带来人气,所以组织方可以以相对低的价格使用场地。能找到互补型的合作方这时就显得非常重要。


参与人数不是越多越好,如果超出场地限制的人数,那可想而知活动会变得多么嘈杂和拥挤。当然太小也不行。

场地细节要需要确认清楚,比如是否有WiFi,麦克风、投影的效果,场地门口能否摆放接引的指示牌、易拉宝。场地方是否愿意帮忙宣传,这些问题都要提前去场地踩点,另外现场东西的摆放安置,也应在踩点时作出初步规划,比如椅子怎么摆放等等。

工作人员包括:

活动发起人,负责整个活动执行,包括嘉宾对接,场地对接,活动宣传,这个人一定要是主心骨,有领导力的人。

主持人,一定要找个嘴皮利索的人负责当天的主持,主持需要准备一份主持稿,要有一定控场能力,一定要控制时间,调动现场气氛。

场服,负责签到,接待,茶水点心的安排。

摄影师,这个一定要有,有没有发现,一个活动效果怎么样很难感知,但是你照片拍的好,就能吸引很多人下次来参加。活动结束后可以直接把照片发到群里,好看的照片是能带来认同感的,这点要谨记,谁都不想自己被拍得丑,又被发到群里吧。另外,应该尽早请大家一起拍合照,后面很多人会走了。

嘉宾,很多人组织活动的时候都很头疼要去哪找一个嘉宾,大牌的没预算,也请不到,对于低预算的组织方,最好的方法是去社群里找,不需要找多知名的人,只要找到一些比较能分享的群友就好。还有就是朋友介绍,定好主题,问问朋友,有没有比较合适的人选。网上找一些大v,微信,知乎,微博随你挑,至少费用方面,可以细谈,也有很多非盈利性的活动就只是请吃饭或者支付一定的酬劳。

二、活动执行阶段

活动执行包括活动流程、宣传、现场人员安排、应急预案和活动回顾、总结。

活动流程,一定要与主持人对好当天的活动流程,如果时间太长,中间可穿插茶歇时间。

现场工作人员也许清楚当天活动流程。

活动宣传当你的活动前期筹备都差不多完成,就可以着手开始宣传了,活动的基本信息这些就不细说,文案方面要够吸引人。如果前期在定活动主题的时候把活动的创新特色之处想好了,那么这时文案就应围绕着这点出发,怎么吸引怎么来。

另外需要强调的是报名渠道和发布通知,现在有很多活动平台,提供报名信息的收集,选择一个适合你的就好,这里推荐使用活动聚,可以有多个宣传渠道,但是报名的链接稚能过一个,不然容易统计混乱。

报名统计完成后,在临近活动开始的前一天,就需要逐个通知包括但不限于:短信、邮件、微信、微博、线下通知等等,这些通知的渠道,应纳入之前报名信息收集的选项中。通知的内容除了活动的基本信息外,一定要带上详细的指明路线,比如告知什么地铁口,左拐,XX大厦,公交换乘信息等等。

应急预案一场活动做得好不好,要看它有没有plan b 和plan c,我们知道活动的进行或出现很多意料之外的状况,这时手忙脚乱会使现场气氛变得很尴尬,提前想好几个应急方案,可以使活动有条不紊的进行,不过应急预案需要有一定经验相佐,多办几次活动,该有的应急方案,你会相当的清楚明白。

最后是活动的总结和回顾,每次活动都是一个学习和提升的机会。对内,可以把整场活动进行回忆剖析,哪里做的好,哪里做的不好,图文并茂的做成ppt,内部开一个小会做一次小总结。对外,做成公众号推文,转发到社群里,再写一段小感言,这样大家也能感受到组织方对活动的付出和幸苦,另外还能吸取一些有用的建议。

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