上期，我们推了一篇关于活动策划的文章，“聚好玩 | 如何策划一场稳中带皮的线下活动？”对于活动策划的执行，其实除了注意一些关键的因素之外，还需要有一份逻辑清晰的活动方案执行流程图。

只要你记住这套活动执行方案流程图，照着做，别人能做到，你也可以的。

现在我们来详细剖析一下这套流程图。

一、接洽流程

接洽流程多存在于一些公关公司，首先需要了解项目的宣传相关资料与自身带有的优势和活动经验。

主要需要了解的资料包括：项目规模、场地、可操作性；合作方关键人物、机构、资金条件；对方的想法和建议。

洽谈需要多次，主要是讨论初步策划案的框架（只包括：主题、形式、内容建议、流程安排、大体预算），充分获取对方对活动有关的具体要求及建议，另外对方的倾向性要明白，即对方需要什么。

根据对方的意见修改策划案，准备投影仪，电脑、方案ppt，策划文案装订成册，安排讲述人员与答疑人员。

ps：这一步对于大型活动(特别是有赞助商的活动）尤其重要。

二、策划流程

策划流程要分为初次策划会议，谈判后协调会议，细节谈判后协调会议，合同签订后协调会议。

我们一个个拆开来细说:

1、初次策划会议，这个会议讨论的重点是：活动的需求、可操作性、活动的概念和形式，会后撰写初步策划案。

2、谈判后协调会议，这个会议需征询赞助方或活动委托方的意见，确定策划案的大体框架，设计形式和内容，核算基本成本，宣传重点确认。会后，方案含策划方案、宣传方案、预算方案。

3、细节谈判后协调会议，这个会议主要用来对于方案一些细节性执行、内容调整和修改，宣传方案的确定。会后，方案定稿包括活动内容、执行流程、人员分工、宣传计划和预算，并拟定合作协议，确定执行工作组。

4、合同签订后协调会议，这个会议主要用来分解活动和确定执行工作组每个人成员的工作，完成时间图表，安排各项工作。

三、管控流程

管控流程分为时间管控、供应管控、人力管控。 

时间安排表和节点控制，在活动进行的时候是不可更改的。时间管控必须根据活动进行的时间来倒推。

供应管控，指的是对活动的服务、设备、物料供应的管理，涉及的范围很广，大多活动都会请专业的外包团队来进行有效管控。

人力管控，活动现场负责人和工作人员的配置管理，甚至于对现场志愿者的管理。

这里介绍一种标准管控工具： 

甘特图表，类似下面的这张图表：

任务：把活动管理各个区域的工作分解成一个个易于管理的任务或活动。顾名思义就是活动拆成一个个小活动，把每个小活动做好，大活动自然会好。 

时间段：对每个任务设置一个时间段，每个时间段做什么事情一定更要明确，并且要求结束时间前要完成。

优先顺序：对这些拆分的任务进行优先排列。

节点：这个表示要从来监控活动能个的进展情况，所以对于那些特别重要，会影响活动的任务指定为节点，并在图表中标记出来，要记住，这些任务完成的好坏关系活动成败。

分工：每个任务对应参与人员，节点要找第一负责人。

以上为组织一场高质量、高效率活动的基础流程，每个流程都有其存在的重大意义，不可小觑。甘特图表作为一种管控工具，用的好，会有两种优势：

第一，活动进行有条不紊。

第二，有意外、不足之处，可以直接从甘特图表中看出哪里出了问题。